Ne pas s’isoler

Sur ce journal plus habitué à des considérations étymologiques, typographiques ou littéraires, une nouvelle rubrique dédiée à ma vie de freelance. Aujourd’hui, les outils pour s’aider à ne pas s’isoler (4/4).

L’un des risques majeurs dans le télétravail, c’est l’isolement

Pourtant, vous travaillez très rarement de façon réellement solitaire, surtout si vous êtes chef(fe) de projet. Prenez-le en compte ! Si les rencontres IRL ne sont pas toujours possibles, essayez de privilégier les conférences Skype et téléphoniques, même pour les points réguliers. De nombreux outils numériques sont à votre disposition pour pouvoir collaborer à distance.

Les tableaux de suivi partagés

Trello est très recommandé pour ses tableaux de suivi partagés avec ses listes de tâches attribuées à chacun. Pour ma part, j’utilise plutôt une Feuille partagée (Google Sheet) qui permet à toute l’équipe de suivre l’avancement du projet grâce à un diagramme de Gantt dynamique. On trouve facilement sur Internet des templates gratuits avec divers tableaux de gestion de projet et toutes les formules intégrées : calendrier, calcul des jours fériés, code couleur selon le niveau d’exécution…

Attention : si on ne l’a pas téléchargée, on ne peut pas consulter la feuille hors ligne.

Si vous êtes plutôt méthode Kanban, le gestionnaire Framaboard est fait pour vous !

Les espaces de stockage partagés

Il n’est pas nécessaire de tout partager, soyez minimalistes : ne partagez que le nécessaire. Vous éviterez les confusions, les doublons et 10 minutes à chercher votre fichier.

En revanche vous pouvez partager à tous un dossier « Boîte à outils » du projet dans lequel se trouvent le tableau de suivi général, les chartes, les documents d’encadrements (uniquement la dernière version), les codes d’accès nécessaires… Vous n’aurez qu’une seule adresse à donner pour toute demande d’information, et chacun aura les mêmes données. Quand on travaille en équipe, c’est déjà un grand pas ! Si vous avez beaucoup de ressources à partager, vous pouvez même créer un site ressources avec Framaestro ou Google Sites…

Vous pouvez bien sûr utiliser Dropbox, Framadrive ou d’autres espaces de stockage en ligne. L’intérêt de Google Drive est qu’il est connecté à vos autres applications Google.

Idem pour les documents partagés : pour un document texte, Framapad est une alternative libre à Google Doc. Le document est hébergé sur les serveurs Framasoft et supprimé automatiquement quelques semaines après la dernière modification. C’est donc un instrument de travail et non d’archivage mais sa simplicité est aussi un atout. Dans un Google Doc vous pouvez vous enregistrer pour une transcription automatique du texte, mais utilisez-vous souvent cet outil ?

Les échanges informels

On échange mine de rien beaucoup d’information devant la machine à café. Travailler à distance ne veut pas nécessairement dire se priver de ces échanges ! Il est à mon sens important de conserver des outils de type « chat » comme Framateam, WhatsApp ou Hangouts plutôt que de multiplier les mails. C’est plus pratique notamment pour les conversations en groupe (pour décider d’une date le mieux est de passer par un outil spécifique comme Moodle ou Framadate), les débats, les demandes d’explications techniques…

Il existe même une équivalence au mur d’affichage de service, le Padlet ! Créez très facilement un mur géré par des administrateurs ou par tous, sur lequel vous afficherez comme autant de post-It des mémos, notes d’informations… mais aussi petites nouvelles, idées, médias ! Vous pouvez inclure des images, des sons, des liens, etc. Attention dans la version gratuite, Padlet est limité à 3 murs par adresse email.

J’espère que cette courte série aura pu vous aider à choisir les outils pour se faciliter la vie de freelance !

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